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Gestión documental y transformación digital en el Estado de Chile: un estudio de caso
(Universidad Finis Terrae, 2022) Balboa Zúñiga, Maritza; Medina, Gabriela
La gestión documental es un pilar básico de la transformación digital. Los procesos documentales están siendo crecientemente automatizados, sin embargo, los sistemas no resuelven el problema de fondo y solo permiten —en algunos casos— solucionar algunos aspectos de la gestión documental. Una implementación carente de examen exhaustivo de estos sistemas conlleva gastos innecesarios, problemas de falta de información pertinente y adecuada para el acceso y seguridad de la información y deficiencia en la gestión de las solicitudes de acceso a documentos, entre muchos otros aspectos. Para abordar este desafío hemos diseñado un instrumento de evaluación de los sistemas, alineado a los estándares ISO como las normas 15489, 16175, 23081, entre otras relacionadas. Este instrumento tiene enfoque archivístico y no solo tecnológico, ya que a nuestro juicio es imperativo considerar ambas miradas para garantizar un SGD robusto, eficiente y confiable. El sistema de gestión documental debe procurar que los documentos mantengan los elementos esenciales a lo largo de todo el ciclo de vida: fiabilidad, autenticidad, integridad y disponibilidad. Este artículo muestra el itinerario metodológico seguido en la elaboración de este instrumento de evaluación de sistemas informatizados de gestión documental.